“Thần Khí tỏ mình ra nơi mỗi người một cách, là vì ích chung” (1Cr 12,7).
I. VIỆN PHỤ – VIỆN TRƯỞNG
Lưu ý: Những gì trong Thói lệ nói về chức vụ Viện phụ cũng được hiểu về các Bề trên thượng tại chức, trừ khi định rõ thể khác.
1. CHỨC VỤ VIỆN PHỤ
1 Viện phụ là đại diện Chúa Kitô, ngài điều khiển gia đình đan viện như một người cha. Với chức vụ ấy, ngài đôn đốc mọi thành phần nên thánh, bằng việc hân hoan giữ luật, trung thành với lời khấn, chu toàn bổn phận và thi đua sống bác ái (x. HP 4-5).
2 Theo tinh thần Tu luật Thánh phụ Biển Đức, để bảo đảm bình an và tình bác ái trong đan viện, Viện phụ có toàn quyền tổ chức quản trị đan viện của mình theo Giáo luật, Hiến pháp và Thói lệ Hội dòng. Ngài có thể chia sẻ trách nhiệm cho những thành viên khác trong cộng đoàn.
3 Theo tinh thần của Công đồng Vaticano II (x. DT 14), Viện phụ sẵn sàng lắng nghe anh em và tạo điều kiện thuận lợi để mọi người có cơ hội tham gia tích cực vào việc xây dựng cộng đoàn.
2. BẦU VIỆN PHỤ (x. HP 6-7)
4 “Cuộc bầu cử phải được tổ chức sớm nhất là 15 ngày và chậm nhất là 3 tháng kể từ khi hết ngăn trở” (HP 18). Phải triệu tập mọi đan sĩ có quyền bầu cử theo quy định của Hiến pháp. Ai vắng mặt không được bỏ phiếu bằng thư hay đại diện, cũng không được ủy quyền (x. GL 166-167).
5 Trước ngày bầu cử, vị chủ tọa cuộc bầu cử cho đọc Tu luật chương 64, Hiến pháp số 6-7 và Thói lệ phần liên quan đến việc bầu cử. Ngài giải thích và hướng dẫn anh em về những điều cần thiết để việc bầu cử được diễn ra tốt đẹp, hợp Giáo luật.
6 Chính ngày bầu cử, toàn thể cộng đoàn, đặc biệt các cử tri tham dự thánh lễ kính Chúa Thánh Thần cầu cho việc bầu cử Bề trên được kết quả tốt đẹp. Tuy nhiên, vẫn phải dựa theo bảng Quy tắc Phụng vụ.
7 Chưởng nghi dọn ở phòng hội một bàn với đầy đủ giấy bút, chung quanh bàn này, đặt ghế cho các vị kiểm phiếu và thư ký ngồi. Trên một bàn khác giữa phòng hội, đặt sách Tin Mừng và thùng phiếu.
8 Tới giờ đã định, các cử tri họp tại phòng hội. Vị chủ tọa cho đọc danh sách cử tri, ai nghe tên mình thì đứng lên và nói: “Thưa, có mặt”, rồi ngồi xuống. Sau đó, mọi người hướng về Thánh Giá, hát kinh Chúa Thánh Thần, vị chủ tọa đọc lời nguyện, rồi ngài đề cử thư ký và hai người kiểm phiếu cho việc bầu cử. Vị chủ tọa, thư ký, hai người kiểm phiếu và các cử tri giơ tay thề trước Phúc Âm, vị chủ tọa cho phát phiếu đến các cử tri. Một trong hai người kiểm phiếu mở nắp thùng phiếu, lộn ngược xuống để cho mọi người thấy thùng rỗng, rồi đậy nắp lại.
Mỗi cử tri viết tên người mình muốn chọn lên lá phiếu theo mẫu in sẵn sau đây:
“Nhân danh Cha, và Con và Thánh Thần, tôi chọn cha… làm Viện phụ (hoặc Viện trưởng) đan viện chúng tôi.”
Viết xong, gấp phiếu lại và bỏ vào thùng phiếu.
9 Nếu có cử tri đang nằm ở phòng bệnh thì thư ký và các người kiểm phiếu đi nhận phiếu của người ấy.
10 Việc kiểm phiếu được tiến hành ngay (x. GL 173,2). Một người kiểm phiếu mở thùng phiếu, người kiểm phiếu kia đếm phiếu. Nếu nhận thấy số phiếu vượt quá số cử tri, thì thông báo cho vị chủ tọa để ngài tuyên bố cuộc bỏ phiếu bất thành. Nếu số phiếu hợp lệ (bằng hay ít hơn số cử tri) thì một người kiểm phiếu rút ra từng phiếu và trao cho người kiểm phiếu kia. Người này xướng tên cho một người khác ghi trên bảng.
11 Khi vị nào đã đủ số phiếu đắc cử, vị chủ tọa sẽ hỏi ngài có chấp nhận chức vụ Bề trên không. Nếu ngài chấp nhận thì vị chủ tọa sẽ phê nhận kết quả cuộc bầu cử, trừ trường hợp bầu Viện phụ Hội trưởng (x. HP 43) và cho kéo chuông báo tin có Bề trên mới.
12 Khi nghe chuông, toàn thể cộng đoàn hội lại ở phòng bỏ phiếu: nhỏ trước lớn sau, rước Tân Bề trên vào nhà nguyện. Vị chủ tọa mời ngài đến trước cung thánh. Vị chủ tọa ngồi giữa cung thánh. Tân Bề trên tuyên xưng đức tin. Sau đó, vị chủ tọa mời ngài lên ghế đặt trên cung thánh, trao các chìa khóa nhà nguyện và con dấu. Tiếp đến tất cả các đan sĩ (x. HP 109) đến đặt tay trong tay Tân Bề trên hứa vâng phục theo công thức sau:
Đan sĩ đọc:
“Thưa cha, con hứa vâng phục cha theo Tu luật Thánh phụ Biển Đức và theo Hiến pháp Hội dòng Xitô Thánh Gia” (QNTH 2016).
Sau đó, Tân Bề trên áp má trao bình an và nói:
“Xin Thiên Chúa ban cho con sự sống đời đời.”
Đan sĩ thưa: “Amen.”
Xong các nghi thức trên, vị chủ tọa xướng “Thánh Ca Tạ Ơn” (Te Deum) rồi đọc lời cầu nguyện cho Tân Bề trên (x. NTHD).
13 Thư ký phải làm biên bản về cuộc bầu cử và việc nhận chức của Tân Bề trên. Biên bản này phải có chữ ký của vị chủ tọa và thư ký.
14 Khi vì lý do riêng, người đắc cử cần có thời gian suy nghĩ nên chưa nhận chức, ngài chưa thi hành quyền tài phán nào và vẫn giữ vị trí mình trong cộng đoàn (x. GL 177,1).
3. THỈNH CỬ
15 Khi Bề trên mãn nhiệm sau hai nhiệm kỳ liên tiếp hoặc quá tuổi Luật định (tức 70 tuổi trọn), cộng đoàn có thể sử dụng quyền thỉnh cử. Tuy nhiên, chỉ thỉnh cử một lần duy nhất, nhiệm kỳ thỉnh cử không quá ba năm (x. HP 8).
4. NGHĨA VỤ ANH EM ĐỐI VỚI VIỆN PHỤ
16 Anh em hãy yêu mến, tôn kính và tuân phục Viện phụ vì ngài là đại diện Chúa Kitô.
17 Khi Viện phụ đi qua, anh em cúi đầu chào kính, trừ trường hợp trong nhà nguyện. Trong các giờ hội chung, khi Viện phụ ra hoặc vào, cộng đoàn đứng dậy và chỉ ngồi khi ngài ngồi hoặc ngài ra hiệu, trừ lúc cộng đoàn đang dùng bữa hay đọc sách thiêng liêng.
18 Khi Viện phụ vắng nhà, anh em cũng tôn kính vị đại diện ngài như thế.
19 Khi xin Viện phụ ban phép lành, anh em cúi mình và làm Dấu Thánh Giá. Khi đến gặp Viện phụ, anh em hãy thưa trình lễ độ.
20 Điều gì Bề trên chính không cho, anh em không được xin Bề trên khác.
21 Trong các giờ sinh hoạt chung, ai cần ra ngoài, hãy đến cúi đầu xin phép Viện phụ hay vị chủ tọa, trừ những ai có phận sự phục vụ cộng đoàn lúc đó.
5. VIỆN PHỤ – VIỆN TRƯỞNG MÃN NHIỆM
22 Viện phụ hay Viện trưởng mãn nhiệm được tự do chọn ở bất cứ nhà nào trong Hội dòng, miễn là Bề trên và Hội đồng Cố vấn nhà ấy đồng ý (x. HP 14).
Nếu là Viện phụ, ngài có thể đứng bên cạnh Viện phụ hay Viện trưởng tại chức.
23 Anh em hãy tôn kính Viện phụ hay Viện trưởng mãn nhiệm xứng cương vị và công đức của các ngài.
24 Khi Viện phụ qua đời, Viện phó đưa tin cho Viện phụ Hội trưởng và Bề trên Nhà Mẹ. Ngài cẩn thận niêm phong các giấy tờ của Bề trên. Không ai được tiêu hủy, sửa chữa hay làm thất lạc các tài liệu ấy (x. GL 428,2).
25 Trong thời gian quyền tạm, nếu không được Bề trên Nhà Mẹ đồng ý thì Viện phó không được thay đổi công tác nào trong cộng đoàn (x. GL 428,1).
II. VIỆN PHÓ
26 Viện phụ chọn một đan sĩ trong cộng đoàn làm Viện phó để chia sẻ trách nhiệm với ngài.
27 Khi Viện phụ vắng nhà, Viện phó thay ngài điều hành mọi công việc trong đan viện, nhưng không thay đổi những gì Viện phụ đã qui định trong trật tự và sinh hoạt của cộng đoàn. Những nố quan trọng thì ngài phải lãnh ý của Viện phụ (x. HP 19).
III. TẬP SƯ
28 Bề trên chỉ định một vị linh mục có khả năng làm Tập sư để điều khiển Tập viện.
29 Tập sư phải có ít nhất ba mươi tuổi, khấn dòng được mười năm và có khả năng hướng dẫn các linh hồn (x. HP 74).
30 Theo chỉ thị của Hội thánh, ngoài những hiểu biết về Giáo lý và về chuyên môn, Tập sư còn phải có những đức tính như: Khả năng trực giác và cởi mở, có những kinh nghiệm sâu xa về đời cầu nguyện, yêu mến và am hiểu phụng vụ, chăm chú lắng nghe và nghiền ngẫm Lời Chúa, ân cần săn sóc mỗi phần tử trong Tập viện (x. CKCN 20; TL 58; GL 652,4).
31 “Tập sư và các vị phụ tá có trách nhiệm trắc nghiệm và nhận định ơn gọi của tập sinh, rèn luyện dần dần để họ sống trọn lành theo bản chất của dòng” (GL 652,1). Nhiệm vụ này đòi hỏi các ngài phải thanh thản trong tâm hồn, thái độ sẵn sàng, nhẫn nại, hiểu biết và yêu mến chân thành đối với những người các ngài có trách nhiệm giáo dục, nên các ngài phải được chuẩn miễn các nhiệm vụ khác cản trở công việc huấn luyện của các ngài (x. GL 651,3; HL 3,52).
IV. QUẢN LÝ
32 Bề trên đặt một đan sĩ có lòng kính sợ Chúa, có khả năng phục vụ anh chị em làm Quản lý đan viện. Quản lý phải khôn ngoan, khiêm tốn, tế nhị, vui tươi và quảng đại trong cách đối xử với anh chị em.
33 Quản lý cộng tác với Bề trên để lên kế hoạch về kinh tế của cộng đoàn.
34 Theo lệnh Bề trên, Quản lý cung cấp những nhu yếu phẩm cho anh chị em, phân công tác thường nhật, săn sóc anh chị em đau ốm, già yếu, gia nhân và những người nghèo khi họ cần đến sự giúp đỡ của đan viện (x. TL 31).
35 Quản lý quy định thời gian cấp phát đồ dùng cho anh chị em. Quản lý cần có sổ thu nhập và cấp phát các đồ dùng ấy.
36 Quản lý phải có sổ chi thu và trình Bề trên ít là mỗi quý một lần. Ngoài ra, hằng năm Quản lý báo cáo tình hình kinh tế của cộng đoàn cho Hội đồng Cố vấn.
V. THỦ QUỸ
37 Bề trên chọn một đan sĩ chín chắn khôn ngoan làm Thủ quỹ đan viện. Thủ quỹ có nhiệm vụ thu, phát tiền bạc theo lệnh Bề trên.
38 Việc thu phát phải có sổ sách rõ ràng và báo cáo thường xuyên với Bề trên.
VI. THƯ KÝ
39 Bề trên chọn một đan sĩ làm Thư ký. Thư ký phải khiêm tốn và cẩn mật chu toàn mọi việc theo chỉ thị của Bề trên. Thư ký làm việc tại văn phòng riêng và có nhiệm vụ bảo quản văn khố của đan viện.
40 Thư ký ghi biên bản các buổi họp quan trọng trong cộng đoàn và soạn thảo các văn thư theo chỉ thị của Bề trên. Những văn thư quan trọng cần giữ lại bản lưu trong văn khố. Thư ký làm một sổ ghi lý lịch anh chị em trong cộng đoàn.
41 Khi có anh chị em khấn trọng, xuất dòng hoặc thụ phong linh mục, Thư ký báo tin cho cha xứ nơi anh chị em ấy chịu phép Rửa tội và gia đình.
Khi có anh chị em qua đời, Thư ký thông báo cho cha xứ nơi anh chị em lãnh phép Rửa tội cũng như cho thân nhân và các cộng đoàn trong Toàn Dòng Xitô.
VII. CHẤP HIỆU
42 Để mọi sự được chu toàn đúng giờ đã định, Bề trên đặt một anh chị em làm chấp hiệu báo hiệu các giờ sinh hoạt của cộng đoàn (x. TL 47).
43 Mỗi giờ kinh được báo hiệu hai lần, trừ khi trước đó đã có một sinh hoạt đạo đức khác. Riêng giờ Kinh Chiều được báo hiệu lần thứ nhất trước ba mươi phút.
Khi báo hiệu sai, vị chấp hiệu phải thú lỗi và làm việc đền tội như sau: Khi giờ kinh bắt đầu, vị ấy ra trước cung thánh, bái bàn thờ, đứng đọc một kinh Lạy Cha, cúi bái và về chỗ.
44 Về thời khắc biểu, Bề trên tùy nghi xếp đặt cho phù hợp với hoàn cảnh của đan viện theo cơ cấu truyền thống đan tu.
