HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ – TỔNG HỘI –
TUẦN VIẾNG
“Anh em hãy thiết tha duy trì sự hợp nhất mà Thần Khí đem lại, bằng cách ăn ở thuận hòa gắn bó với nhau” (Ep 4,3).
I. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ VÀ TỔNG HỘI (x. HP 48-58)
45 Khi một Bề trên không đến tham dự Hội đồng Quản trị thì không được cử người thay thế, trừ khi Hội đồng Quản trị định thể khác (x. HP 50).
- Tổng hội là cơ quan trung ương, đối thoại huynh đệ, lập pháp, tư pháp, có quyền tối cao trong Hội dòng.
Thành phần Tổng hội gồm các Viện phụ và các Bề trên thượng đang tại chức và đại diện của các cộng đoàn (x. HP 54).
Tổng hội họp hai năm một lần tính từ thời gian kết thúc Tổng hội trước.
47 Trong thời gian họp Tổng hội, mọi thành phần trong Hội dòng hãy hy sinh cầu nguyện cho Tổng hội được kết quả tốt đẹp.
Chính ngày khai mạc Tổng hội, các cộng đoàn trong Hội dòng cử hành thánh lễ kính Chúa Thánh Thần để cầu cho Tổng hội. Tuy nhiên, vẫn phải dựa theo bảng Quy tắc Phụng vụ.
Trong ngày khai mạc, các thành viên Tổng hội tham dự thánh lễ kính Chúa Thánh Thần và hồi tâm chừng nửa giờ trước khi khai mạc.
48 Quy chế điều hành Tổng hội (x. QNTH 1991)
1) Tổng hội được tổ chức và điều hành với Quy chế do Tổng hội đề ra (x. HP 58).
2) Viện phụ Hội trưởng triệu tập và chủ tọa Tổng hội (x. HP 44,1). Chương trình nghị sự do Viện phụ Hội trưởng và Hội đồng Quản trị Hội dòng soạn thảo.
3) Thứ tự trong Tổng hội được quy định như sau:
- Viện phụ Hội trưởng.
- Các Viện phụ, Viện mẫu và các Viện trưởng Nhà Tự Trị theo thứ tự ngày thành lập.
- Các đại diện theo thứ tự ngày mặc áo dòng.
4) Sau diễn từ khai mạc của Viện phụ Hội trưởng, Tổng hội tiến hành bầu cử:
- Hai hướng dẫn viên điều hành và linh hoạt các cuộc thảo luận trong Tổng hội.
- Hai thư ký làm biên bản về diễn tiến của Tổng hội.
Việc bầu các vị này chỉ cần đa số phiếu tuyệt đối (quá bán).
5) Viện phụ Hội trưởng báo cáo về tình hình chung của Hội dòng, các Bề trên thượng của các đan viện tự trị báo cáo về các cộng đoàn của mình theo các mục: Nhân sự, tình trạng tinh thần và vật chất.
6) Tổng hội bàn luận về các điều đã ghi trong chương trình nghị sự và các vấn đề khác được đề ra với sự đồng thuận của đa số phiếu tuyệt đối.
7) Việc bỏ phiếu được quy định như sau:
- Bỏ phiếu sơ khởi có thể bằng cách ƯNG THUẬN (placet); KHÔNG ƯNG THUẬN (non placet); ƯNG THUẬN CÓ KÈM ĐỀ NGHỊ (placet iuxta modum).
- Khi cần phải quyết định những vấn đề liên quan đến việc tu chính Hiến pháp Hội dòng, cần phải có hai phần ba số phiếu của Tổng hội để được đệ trình Tòa thánh. Nếu không thì vấn đề cần được trao đổi lại và chờ được chín muồi.
- Hai hướng dẫn viên điều hành cùng ban thư ký kiểm phiếu và tuyên bố kết quả.
8) Sau các cuộc bàn luận, Viện phụ Hội trưởng tham khảo ban cố vấn soạn thảo bản Tổng kết để Tổng hội duyệt xét biểu quyết thành bản Quyết nghị. Bản Quyết nghị này phải được Viện phụ Hội trưởng thay mặt Tổng hội ký nhận và cần được công bố cho các cộng đoàn trong Hội dòng để thi hành.
9) Quyết nghị của Tổng hội được các Bề trên trình bày, giải thích cho anh chị em và được lưu trữ trong văn khố của đan viện. Trong những dịp thuận tiện, Bề trên nên cho đọc bản Quyết nghị này trong cộng đoàn.
10) Tổng hội kết thúc bằng “Thánh Ca Tạ Ơn” (Te Deum).
II. TUẦN VIẾNG (x. HP 59-66)
49 Tuần viếng nhằm chấn chỉnh và phát triển đan viện, thắt chặt mối dây hiệp thông giữa mọi thành viên trong cộng đoàn và giữa các cộng đoàn trong Hội dòng.
50 Tám ngày trước cuộc Tuần viếng, Bề trên thông báo cho anh chị em và cho đọc những phần liên quan đến Tuần viếng trong Hiến pháp (59-66) và trong Thói lệ (49-54).
51 Đến giờ khai mạc, cộng đoàn họp chung, hát kinh Chúa Thánh Thần cầu cho việc Tuần viếng được kết quả tốt đẹp. Khi cuộc Tuần viếng chính thức bắt đầu, chỉ những đan sĩ của cộng đoàn ở lại, còn các anh chị em khác ra khỏi phòng hội. Vị Tuần viếng ngồi chỗ nhất, vị đồng tuần viếng ngồi chỗ nhì, Bề trên nhà ngồi chỗ ba.
Nếu vị Tuần viếng là người được ủy nhiệm thì trước hết ngài phải đọc thư Ủy Quyền. Sau đó, Ca trưởng đọc Quy chế Tuần viếng. Nếu Đức Tổng phụ tuần viếng thì đọc Chương II của Hiến Chương Bác Ái và Hiến pháp Toàn Dòng Xitô số 84 và cho đọc lại bản Tuần viếng lần trước để suy xét và đối chiếu.
52 Bề trên trao danh sách cộng đoàn cho vị Tuần viếng. Vị Tuần viếng chỉ định giờ để mỗi đan sĩ gặp riêng ngài và nếu muốn, ngài có thể gặp riêng các tập sinh và thỉnh sinh.
53 Vị Tuần viếng đi thăm các cơ sở của đan viện và xem sổ chi tiêu. Ngài soạn thảo bản Tuần viếng rồi trao đổi với Bề trên và cộng đoàn trước khi công bố.
54 Vào giờ kết thúc, vị Tuần viếng hội chung cộng đoàn, công bố kết quả Tuần viếng. Cuối cùng mọi người vào nhà nguyện hát Thánh Ca Tạ Ơn và lãnh ơn Toàn Xá (x. NTHD).
